I Sistemi di Gestione Documentale Elettronica (EDMS)
Come migliorare l’efficienza aziendale con la gestione documentale
Un Sistema di Gestione Documentale Elettronica (EDMS) è un software che archivia e organizza centralmente la documentazione in un unico repository digitale. Gli EDMS includono soluzioni proprietarie e soluzioni basate su cloud. L’obiettivo principale di un EDMS è fornire struttura, sicurezza e facilità di ricerca per tutta la documentazione generata dall’azienda, consentendone un funzionamento efficace.
Un EDMS facilita la collaborazione e permette all’organizzazione di risparmiare costi inutili.
Chi ha bisogno di un EDMS?
Una “disordinata gestione dei documenti” sta facendo sprecare tempo, energia e risorse a molte aziende, probabilmente senza che se ne rendano conto. La difficoltà nel trovare e condividere documenti rimane una delle principali perdite di tempo della vita lavorativa quotidiana.
Per altre aziende, questa confusione diventa un vero ostacolo alla consegna dei progetti e alla crescita dell’attività.
Secondo alcune ricerche gli impiegati trascorrono circa 5 ore a settimana in attesa di informazioni. Questi ritardi hanno un impatto significativo sui tempi dei progetti: il 66% durerà fino a una settimana e il 12% più di un mese.
Sembra che molte aziende in espansione nel mondo soffrano per la mancanza di strumenti formali di gestione documentale. Procedure insufficienti per l’emissione e il controllo dei documenti possono impedire il raggiungimento di standard come ISO 9001 e ISO 13485. Allo stesso tempo, infrastrutture di sicurezza inadeguate per la gestione di dati sensibili possono portare a violazioni del sistema con gravi conseguenze commerciali e reputazionali.
Gli strumenti di archiviazione digitale di base (come Google Drive) possono offrire benefici immediati a un’azienda in crescita, organizzando meglio lo storage e fornendo spazi condivisi per la collaborazione sui documenti. Non tutti questi strumenti sono però progettati per affrontare ogni tipo di sfida aziendale o per crescere insieme alle esigenze dell’azienda.
A volte, affidarsi ad un’azienda esperta in progetti di workflow management e gestione documentale, può fare davvero la differenza, sia in termini di efficienza che di rispetto delle normative.
Come scegliere il giusto EDMS per la tua azienda
Quando si sceglie un Sistema di Gestione Documentale Elettronica (EDMS), è fondamentale considerare i livelli di controllo, collaborazione e flessibilità necessari. Creare un elenco di requisiti MoSCoW (ciò che un prodotto deve avere, dovrebbe avere, potrebbe avere e non avrà ancora) aiuterà a stabilire le priorità su ciò che è importante ora, senza perdere di vista ciò che lo diventerà in futuro.
Tuttavia, ci sono due caratteristiche chiave di un EDMS a cui prestare sempre attenzione:
- Flussi di lavoro semplici da configurare
La collaborazione (anche remota) può diventare più semplice, garantendo che l’intero team, ovunque si trovi nel mondo, lavori sul documento corretto e sulla versione giusta. Un buon EDMS include processi di approvazione e controlli di revisione per semplificare i flussi di lavoro e garantire la produttività del team. - Controllo intuitivo delle versioni dei documenti
Tutte le revisioni e le bozze di un documento devono essere catturate e gestite accuratamente. Dovrebbe essere possibile utilizzare il controllo automatico delle versioni dei documenti e l’auditing su diversi dispositivi. L’accesso del team a informazioni sempre aggiornate garantisce la sicurezza della documentazione e mantiene l’integrità dei dati. - In sede (on-premise) o basato sul cloud?
Una soluzione EDMS di terze parti può offrire funzionalità sicure, configurabili e sofisticate, evitando il peso della progettazione e dello sviluppo. Ma si preferisce un’installazione in sede o una soluzione SaaS basata sul cloud?
- In sede: richiede l’utilizzo dei propri server e storage, con tutti gli oneri di manutenzione, ma garantisce un controllo totale sui dati.
- Cloud: più agile e flessibile, ma occorre verificare aspetti come la crittografia dei file, la sicurezza del data center e i backup.
Qualunque soluzione si scelga, è fondamentale che soddisfi gli standard ISO 27001 per la sicurezza dei dati.
Best practice per un sistema efficiente
Per ottenere il massimo dal tuo EDMS, è importante adottare alcune buone pratiche che garantiscano un’organizzazione chiara e accessibile. Seguendo questi consigli, potrai creare un sistema logico e ben strutturato, in cui ogni documento sia facilmente individuabile da tutti i membri del team.
Ecco alcune linee guida essenziali:
- Organizza i documenti all’interno di una cartella principale
Crea una cartella radice unica (ad esempio, “Documenti Condivisi”) e inserisci tutti i file in sottocartelle ben definite. Questo approccio facilita la gestione, il backup e l’archiviazione. - Struttura le cartelle in modo logico
Definisci una gerarchia chiara, creando sottocartelle organizzate per categorie, progetti o dipartimenti. Le cartelle nidificate aiutano a mantenere un ordine strutturato, evitando la dispersione dei documenti. - Utilizza convenzioni di denominazione chiare
Assegna ai file nomi logici e descrittivi, includendo dettagli utili come data, categoria o progetto. In questo modo, sarà possibile comprendere il contenuto di un documento senza doverlo aprire. - Definisci una strategia di gestione documentale
Stabilisci linee guida precise per l’archiviazione, il recupero, il backup e la sicurezza dei documenti. Un piano ben definito riduce il rischio di smarrimento dei file e migliora l’efficienza operativa. - Forma il personale sull’utilizzo dell’EDMS
Assicurati che tutti i dipendenti abbiano una formazione adeguata sull’uso del sistema e sulle regole di gestione documentale. La consapevolezza e il rispetto delle linee guida da parte di tutto il team sono essenziali per mantenere l’EDMS efficace e funzionale nel tempo.